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Beschriftung nach Zugriffsregel

  • Miriam Haberer
  • 16.11.2019
  • Organisation

Ob Zahlen oder Namen ohne Beschriftung findeste nüscht.

Bei der Ablage nach Zugriffsregel werden zeitbezogene Beschriftungen gewählt

Die Zugriffsregel kann mit einer Wiedervorlage gleichgesetzt werden, somit ergeben sich folgende Möglichkeiten

Ablage Anzahl Bechriftung
Ablagekorb 2-4 - keine Türme bauen Posteingang Postausgang
Tisch 1 - nur aktuelles Dokument aktuell in Bearbeitung
Hängemappe 7 - Montag bis Freitag 12  Monate in aktueller Woche in den nächten Monaten
Ordner 1 - pro Kategorie - Name - Projekt Kundenname Projektname Mitarbeiter etc.
Archivbox 1 pro Jahr MAD+1 eine Archivbox = 1 Jahr Die gesamte Box kann ohne weiteres sortieren komplett entsorgt werden.

Ein Besipiel zum MAD+1 Ist ein Dokument z.B. in Juni 2019 entstanden wird es bis zum Ende des Jahres 2029 (kaufmännische Aufbewahrung) Aufbewahrungspflichtig. Die Vernichtung darf dann ab 2030 vorgenommen werden. In diesem Fall halte ich es für sinnvoll das Vernichtungsjahr MAD+1 als Beschriftung zu verwenden.

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